GDPR Hide Samfällighetsförening
Samfällighetsföreningen har sett över data hanteringen och uppdaterat rutinerna så att de uppfyller kraven i den nya dataskyddsförordningen som gäller från 25 maj 2018. Nedan finns beskrivning av våra register och hur de används.
För dig som ägare till en fastighet inom samfällighetens verksamhetsområde är du automatiskt medlem i Hide Samfällighetsförening som förvaltar de gemensamt ägda anläggningarna. Utdrag ur Lantmäteriets fastighetsregister utgör därför underlag till föreningens register som uppdateras löpande vid behov. Samfälligheten behöver inte inhämta samtycke från en ny fastighetsägare för dessa grundläggande uppgifter.
Vid skyddad identitet måste du meddela samfällighetsföreningsregistret om detta. I annat fall finns risk att namn och kontaktuppgifter blir offentliga. Kontakta Lantmäteriets Samfällighetsföreningsregister. Dessutom är det viktigt att meddela styrelsen.

Styrelsen förutsätter medgivande av registrering av uppgifter som medlemmarna lämnar via e-post eller på annat sätt. Föreningen är mycket noga med att inte publicera bilder på föreningens hemsida som skulle kunna vara identitetskränkande eller på annat sätt stötande. Vi förutsättas att medgivande lämnas vid deltagande i gemensamma aktiviteter. Om någon så önskar tas bild omedelbart bort vid påpekande till styrelsen dessutom kan medlem i förväg meddela att man inte önskar förekomma på bild som publiceras. Alla medlemmar har rätt att begära utdrag av de uppgifter som registrerats om medlemmen. Om medlem önskar kan vi ”anonymisera” vissa uppgifter genom att endast ha dem i pappersformat. Uppgifter som inte längre är giltiga och inte behövs rensas regelbundet minst en gång per år.

  1. Beskrivning av de register som Samfällighetsföreningen för
    • Kassören har ett medlemsregister med uppgift om namn, fastighet, adress, e-post, telefon och ekonomiska transaktioner. Registret finns i ett dataprogram på en lokal dator och är inte åtkomlig utifrån. För att underlätta revisorernas arbete exporteras bokföringsdata inklusive medlemsregister till Excel-fil. Den raderas efter avslutad revision.
    • Styrelsen har ett register över kända fastigheter inom föreningens verksamhetsområde som endast kan nås via inloggning. Endast styrelsen har inloggningsmöjlighet.
      • Fastighetsbeteckning, fastigheternas adresser och kontaktuppgifter till kända ägare. För de anslutna fastigheterna finns även uppgift om ansvarig medlem: Namn, kontaktadress, telefonnummer, e-postadress.
      • Registret används endast vid styrelsens interna arbete.
      • Registret utgör underlag för anonymiserad statistik om föreningens fastigheter
      • Registret används för utskick av meddelanden till medlemmarna via post eller e-post
  2. Övriga förhållanden
    • Underlag för medlemskap i samfällighetsföreningen utgörs av de fastigheter som ingår i Gemensamhetsanläggningen Gotland Hellvi ga:5
    • Nya medlemmar lämnar sitt medgivande till registerhållningen vid erläggande av årsavgift
    • Inga data lämnas till tredje part utan att medgivande inhämtats.
    • Vid kontakt med våra entreprenörer för underhållsarbeten endast uppgifter (namn adress och kontaktuppgifter) som behövs för att arbetet skall kunna genomföras.
    • Vi varken sparar eller använder personnummer i vår verksamhet
    • När ett medlemskap avslutas gallras personuppgifterna bort
    • Vid utskick av massmail så adresseras medlemmarna med hemlig kopia för att värna e‑postadresserna mot spridning och spam.
    • Dataskyddsombud behövs inte för Samfällighetsföreningens verksamhet
    • Personuppgiftsansvarig är Hide Samfällighets Förening Org. Nummer 834001-0878 C/O Samfällighetens ordförande.