Medlemmar i Hide samfällighet kallas till ordinarie föreningssammanträde
Lördag 21 juli 2018 kl. 14.00 i hamnen Boviken

Dagordning
1. Val av ordförande för stämman
2. Val av sekreterare för stämman
3. Val av två justerare
4. Föredragning av styrelsens och revisorernas berättelser
5. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
6. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna. Ingen motion har inkommit.
7. Ersättning till styrelse och revisorer
8. Styrelsens förslag till underhålls- och verksamhetsplan
9. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd
10. Val av styrelseordförande
11. Val av övriga styrelseledamöter och suppleanter
12. Val av revisorer och revisorssuppleanter
13. Val av valberedning
14. Övriga frågor
15. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt

Underhålls- och verksamhetsplan Hide 2018 öppnas som pdf

 

Protokoll förra årets årsmöte

Hide samfällighetsförening Org.nr:834001-0878 Sida 1 (4)

ORDINARIE FÖRENINGSSTÄMMA

2017-07-15 kl. 14.00
Plats: Hamnen, Boviken
Närvarande: Medlemmar enligt bifogad lista inkl. styrelseledamöter.

Ordförande Mikael Keinonen hälsade alla välkomna till årets stämma.

§ 1. Ordförande för stämman
Till ordförande för årsstämman valdes Mikael Keinonen.

§ 2. Sekreterare för stämman
Till sekreterare valdes Ove Kolmodin.

§ 3. Justeringsmän
Till att, jämte ordföranden, justera dagens protokoll valdes Åsa Berg och Henrik Carlén. Protokollsjustering sker lördag 2017-07-29 kl. 10.00 hos Ove Kolmodin, Grindkviar14.

§ 4. Styrelsens verksamhetsberättelse 2016-07-03 – 2017-07-01, ekonomirapport för tiden 2016-01-01 – 2016-12-31 samt revisorernas berättelse.
-Ordföranden Mikael Keinonen gick igenom den utdelade verksamhets-berättelsen (bilaga 1) för ovanstående period
-Thomas Frid redogjorde för föreningens resultat- och balansräkning för 2016 (bilaga 2). Resultatet blev ett underskott på -7,5 kkr vilket var något bättre än budget. Resultatet borde dock ha varit 16.200:- sämre eftersom en faktura till samfälligheten felaktigt betalats av vattenföreningen. Den kommer istället att belasta 2017 års resultat. Det finns också en ”dold reserv” på 33.750:- i form av innestående LOVA-bidrag för 3 år. Länsstyrelsen håller inne 25% tills projektet är avslutat. Med justeringar är resultatet i nivå med budget. Eftersom det är betydligt mindre i bidrag från LOVA så har föreningen en buffert i balansräkningen för att klara ökade kostnader utan att behöva avgifterna, åtminstone nästa år.
-Elisabeth Österdahl läste upp revisorernas berättelse för räkenskapsåret 2016 (bilaga 3). Även där kommenteras den felaktiga fakturan på 16.200:-.

Sida 2 (4)

§ 5. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
-Stämman tillstyrkte ansvarsfrihet för styrelsen enligt revisorernas förslag.

§ 6. Framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna.
-Mikael Keinonen redogjorde för läget angående tidigare motioner och eventuella åtgärder angående dessa:
-Grönområdesplan. Planen är tagen av årsstämman 2016 och nu skall en arbetsgrupp ledd av grönområdesansvarig i styrelsen, f.n. Pontus Martelleur, ta fram prioriteringar och kostnadsberäkningar för kommande år. Claes Kindmalm, Grindkviar 8 har sagt ja till att vara med i gruppen och PM efterlyste fler namn.
-Mobil bastu. Projektet nedlagt av samfällighetens styrelse pga för höga kostnader sett till hur många som är intresserade. Det finns dock inget som hindrar att det bildas en lokal bastuförening.
-Jättelokan. Pontus Martelleur har undersökt hos Region Gotland och Länsstyrelsen om eventuella handlingsplaner. RG svarar att de inte har någon plan och LS har inte detta som något prioriterat ärende. Det är varje fastighetsägares ansvar att bekämpa jättelokan men stor försiktighet rekommenderas.
-Bod vid tennisbanan. Det krävs bygglov för att bygga en ny bod vid tennisbanan. Tennisklubben har bygglovet på nuvarande bod men det kommer att bildas en ny tennisklubb som har kallat till möte 2017-07-25 kl. 15.00 för att diskutera framtiden för banan i Hide. Vi avvaktar detta möte innan vi går vidare.

Motion från Roland Pettersson. Roland har skrivit en motion till årsmötet (bilaga 4) avseende begäran om att Länsstyrelsen tillser att Region Gotland fullgör sina skyldigheter enligt §6 i Vattentjänstlagen. Mötet tillstyrkte att styrelsen i samfälligheten tillskriver Länsstyrelsen.

§ 7. Ersättning till styrelse och revisorer.
-Stämman beslutade om oförändrad ersättning, totalt 7000:-, att fördela till styrelse och revisorer.

§ 8. Styrelsens förslag till underhålls- och verksamhetsplan.
-Regelbundet underhåll av vägarna genom skrapning och ifyllnad av grus i gropar.
-Bortforsling av släke och skötsel av stranden.
-Underhåll av föreningens officiella anslagstavla vid Stengrindevägen/Hidevägen samt hemsidan www.hideviken.org
-Fortsatt bevakning av bygglovsärenden mm.
-Åtgärder enligt Skogsstyrelsens skötselplan för grönområdena.
Mötet godkände ovanstående förslag.
Sida 3 (4)

§ 9. Styrelsens förslag till utgifts-och inkomststat samt debiteringslängd.
-Debiteringslängden skickades runt bland de närvarande medlemmarna. Stämman beslutade att denna skall utgöra underlag för kommande debitering av årsavgiften. Det innebär oförändrad årsavgift på 600:- för bebyggd och 200:- för obebyggd tomt.

§ 10. Val av styrelseordförande.
-Thomas Frid presenterade valberedningens förslag på uppdrag av May Frid.
-Mikael Keinonen omvaldes som ordförande nästkommande verksamhetsår som börjar 2018-01-01.

§ 11. Val av övriga styrelseledamöter och suppleanter
-Thomas Frid omvaldes på en mandattid av 2 år fr.o.m. 2018-01-01. Som ny ledamot för en mandattid på två år fr.o.m. 2018-01-01 valdes Anders Gardelin. Kvarstår t.o.m. 2018-12-31 gör Roger Carlsson och Pontus Martelleur.
Ove Kolmodin hade undanbett sig omval och avtackades av ordförande Mikael med en tavla gjord av Staffan Snidare. Stort TACK!
-Som styrelsesuppleanter omvaldes Catrin Eriksson, Hans Forsslund och Anna Boström på ett år fr.o.m. 2018-01-01. Som ny suppleant på samma tid valdes Henrik Carlén

§ 12. Val av revisorer och revisorssuppleanter.
-Elisabet Österdahl och Åke Magnusson omvaldes som ordinarie revisorer på ett år. Valet avser revision av bokslut för perioden 2017-01-01 – 2017-12-31
-Nan Eilertsen och Mattias Blomberg omvaldes som revisorssuppleanter samma period.

§ 13. Val av valberedning.
Till valberedning inför årsmötet 2018 omvaldes Muriel Bjureberg och nyvaldes Ove Kolmodin.

§ 14 Övriga frågor
-Eva Hermansson tipsade om Facebooksidan Hidevikens vänner som information och dialog för boende i området. Roland Pettersson har också en FB-sida för VA-frågorna
-Thomas Frid uppmanade medlemmarna att vara behjälpliga med tömning av sopsäck och att hålla ordning vid hamntoaletten.

§ 15 Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt
-Stämmoprotokollet anslås på föreningens anslagstavla och på föreningens hemsida efter det att justering har skett. Originalet förvaras hos sekreteraren.
Sida 4 (4)

-Ordförande tackade för mötet och avslutade detsamma.

Vid protokollet: Justeras:

Ove Kolmodin Mikael Keinonen Åsa Berg Henrik Carlén
Sekr. Ordf.